Belegungsplan erstellen & verwalten

Habt ihr viele Mannschaften im Verein und entsteht deshalb oft Verwirrung, wer eigentlich wann welche Ressourcen nutzen darf? Zum Glück beinhaltet SportMember eine Belegungsplan Software! Mit uns müsst ihr keine langen Pläne mehr ausdrucken, einen unübersichtlichen Excel Belegungsplan nutzen oder stundenlang herumtelefonieren, wer wann die Halle oder bestimmtes Equipment nutzen darf. Stattdessen könnt ihr alle mit nur wenigen Klicks durch den Belegungsplan auf dem neuesten Stand halten! 

Belegungsplan erstellen

Damit ein Belegungsplan Sinn macht, muss er gut durchdacht sein.

• Verschafft euch überblick - wer braucht welche Ressourcen?
• Wie oft und wann werden die Ressourcen gebraucht?
• Welche Ressourcen dürfen auch von Trainern gebucht werden?

Der Belegungsplan ist ein Werkzeug, mit dem Vereine eintragen können, wer wann welche Ressource nutzen darf. Daraufhin kann der Trainer Aktivitäten in diesen Zeiträumen erstellen, die sich dann mit einer Resource verknüpfen. Zum Beispiel können Trainer oder Vereinsadmins so Bahnen, Hallen, Umkleideräume oder Equipment im Belegungsplan online an Mannschaften verteilen. 

Profil anlegen

Außerdem können Plätze oder Hallenzeiten in den Zeiträumen, in denen sie keiner nutzt, freigegeben werden, so dass Trainer sie buchen können, falls sie sie brauchen. Wenn ein Trainer sein Training oder Spiel absagt, kann seine Ressource in der Belegungsplan Software freigegeben werden, so dass ein anderer Trainer sie buchen kann - und das alles ganz automatisch, ohne dass ein Vereinsverantwortlicher sich darum kümmern muss

Belegungsplan online für alle

Obwohl nur der Vereinsadmin Ressourcen und somit den Belegungsplan erstellen kann, können alle Trainer und Mitglieder des Vereins im Belegungsplan sehen, wer wann welche Ressourcen zur Verfügung hat und wann andere noch frei zugänglich sind. Mit dem einfachen Rechtemanagement kann natürlich auch ein Trainer sogenannte Adminrechte haben und Ressourcen verwalten

Belegungsplan Excel erstellen - das geht auch einfacher

Viele Vereine greifen auf eine klassische Lösung zurück: Der Excel Belegungsplan wird in einer endlos langen Tabelle erstellt. Dieser wird dann oft per Mail an Trainer und Vereinsverantwortliche verschickt und manchmal gedruckt und an die Pinnwand im Vereinshaus oder in der Halle gehängt. Hierbei können verschiedene Probleme entstehen:

• Die Kommunikation bei Änderungen im Excel Belegungsplan ist umständlich, da man alle wieder per Mail oder Telefon über die Änderung benachrichtigen muss. Außerdem weiß man im Grunde nicht, ob die Ressourcen, die man zugewiesen hat auch effektiv genutzt werden. Der SportMember Belegungsplan ist mit wenigen Klicks aktualisiert und für alle einsehbar.

• Bei zu vielen Variablen wird die Belegungsplan Excel Vorlage sehr lang und unübersichtlich. Hier bietet der SportMember Belegungsplan einen integrierten Kalender und verschiedene Ansichtsfunktionen, die einen besseren Überblick geben.

• Excel kostet euren Ehrenamtlichen wertvolle Zeit. Die Belegungsplan Excel Vorlage gibt es leider nicht, darum muss die Excel-Tabelle zunächst die Struktur eines Belegungsplanes annehmen - das braucht seine Zeit. Dazu kommt das ständige Aktualisieren und die Kommunikation mit den Beteiligten. In SportMember findet ihr bereits vorgefertigte Strukturen und verbraucht durch die Nutzung eines gemeinsamen Kommunikationskanals weniger Zeit für die Abstimmung rund um eure Ressourcen.

• Belegungsplan Excel? Ganz so ist es natürlich nicht, wenn man die investierte Zeit betrachtet. Die Stunden, die mit der Verwaltung des Excel Belegungsplans verbracht werden, können in eurem Verein bestimmt auch anders genutzt werden.

  

Excel Belegungsplan oder SportMember - so gehts schneller

Natürlich wissen wir, dass gerade in Sportvereinen die meisten Verantwortlichen viel zu wenig Zeit für ihre Aufgaben haben und ihnen dafür, dass sie sie trotzdem meistern sehr wenig Anerkennung zukommt - dabei machen sie es ehrenamtlich weil sie ihren Sport und ihren Verein lieben. Deswegen bleiben sie oft bei dem was sie schon kennen, da das Risiko für Mehraufwand hier geringer ist. Da man sich zuerst auch in ein neues Programm einarbeiten muss, bedeutet dies manchmal tatsächlich auch einen Mehraufwand, aber als Vereinsverantwortlicher sollte man trotzdem berücksichtigen, dass eine andere Option einem auf lange Sicht viel Arbeit abnehmen könnte.

Warum spart ihr im Verhältnis zur Excel Belegungsplan Vorlage Zeit mit SportMember?

• Ihr könnt den Belegungsplan online super schnell und einfach teilen. Dabei entscheidet ihr, wer den Belegungsplan erstellen, sehen und bearbeiten darf. 

• Kommunizieren und Planen über einen Kanal. In SportMember können alle Beteiligten miteinander kommunizieren und nebenbei gleichzeitig den Belegungsplan anpassen. Umwege über WhatsApp-Gruppen, Facebook und Co sind dafür nicht mehr notwendig.

• Alles ist bereits für euch vorbereitet. Das auswendige Erstellen einer Belegungsplan Excel Vorlage ist dank SportMember nicht mehr nötig. Unsere Belegungsplan Software bietet euch bereits die notwendigen Strukturen, ihr müsst nur noch eure Ressourcen hinzufügen und schon könnt ihr diese den Aktivitäten zuweisen.

• Indem ihr eure Ressourcen aus dem Belegungsplan online mit euren Aktivitäten verknüpft, müsst ihr die Details zu den Aktivitäten (Treffpunkt, Zeit, Art) nicht mehr zusätzlich eingeben. In SportMember findet ihr alles auf einem Blick.

SportMember Belegungsplan Software - mehr Zeit für sportliche Momente

Wenn euch also kurz die Zeit nimmt, euch mit neuen Optionen auseinander zu setzen, könnt ihr auch viel Arbeit, Zeit und Kopfschmerzen ersparen und es läuft trotzdem alles rund! Natürlich muss man solche Systeme erst einmal kennenlernen,  aber wir helfen euch dabei. So bleibt euch als Verein mehr Zeit sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren - euren Sport und eure Mitglieder!

Belegungsplan downloaden

Falls ihr trotzdem nicht auf einen Ausdruck oder die Darstellung in einer Excel-Tabelle verzichten möchtet, ist dies mit SportMember auch gar kein Problem. Ihr könnt euren Kalender jederzeit inklusive aller Aktivitäten in Excel exportieren. Hier werden euch auch die verwendeten Ressourcen aufgeführt, so dass ihr euch einen Überblick verschaffen könnt und den Belegungsplan als Information an der Vereinspinnwand platzieren könnt. 

Belegungsplan online erstellen - die Zusammenfassung

Mit dem SportMember Belegungsplan gewinnt ihr vor allem Übersicht, Flexibilität und Zeit. Wer nutzt wann welche Halle, welchen Platz oder den Mannschaftsbus - diese Fragen könnt ihr nun mit einem Klick auf SportMember beantworten und jederzeit anpassen. Statt mit veralteten Excel-Tabellen arbeitet ihr mit einem stetig aktualisierten Online-Belegungsplan. So werden Ressourcen zuverlässig verteilt und die gesparte Zeit in die wichtigeren Dinge im Verein stecken.